Projektmanagement: Projekte zum Erfolg steuern
Wenn ein Unternehmen die richtigen Projekte macht, kann es sich darauf fokussieren, diese Projekte richtig zu machen. Letzteres entspricht dem Projektmanagement von Einzelprojekten im engeren Sinne.
Projekte sind dann erfolgreich, wenn sie das angestrebte Ergebnis im vorgegebenen Zeitrahmen mittels der dafür vorgesehenen Ressourcen erbringen und so den Wert des Unternehmens steigern.
Bevor ein Projekt aufgesetzt wird, ist abzuklären, wer das Projekt führt und welche Informationen diese Person braucht, um Entscheidungen zu treffen. Großprojekte müssen gegebenenfalls in kleinere Projektstränge untergliedert werden, damit sie handhabbar werden. Wichtig ist aber: für jedes Teilprojekt braucht es eine verantwortliche Person, bei der die Fäden zusammenlaufen.
Was leistet die beste Projektmanagement-Software?
Projektcontrolling-Software unterstützt nicht nur Führungskräfte beim Portfoliomanagement, Scoring und Controlling von Projekten, sondern gibt Projektmanagern auf der operativen Detailebene der Einzelprojekte alle Informationen und Features an die Hand, um die Projekte zum Erfolg zu führen.
Zur Projektplanung- und -kontrolle gehören:
- Kostenplan und Ressourceneinsatz,
- Fristen und einzuhaltende Termine sowie
- die geplante Leistung, Meilensteine oder Stage-Gates.
In IT-Projekten werden häufig Meilensteine eingesetzt, die in der Projektlaufzeit markieren, wie weit man gekommen ist. Im R&D-Umfeld gibt es dagegen oft Stage Gates, an denen die Ressourcen für die nächste Projektphase freigegeben werden, sofern bestimmte Akzeptanzkriterien erreicht wurden.
Projektmanagement-Tools reduzieren den manuellen Aufwand für Datenpflege maximal
Projektmanager betreiben viel Aufwand damit, Statusupdates aus Mails und Chats zu extrahieren, um zig Excel-Sheets aktuell zu halten. Unterschiedlichste Quellen und Formatierungen prallen aufeinander. Jede Planänderung muss an x Stellen nachgepflegt werden und die abhängigen Formeln werfen Fehler.
Diese unnötigen und lästigen Zeitfresser erübrigen sich durch eine smarte Project-Performance-Software. Alle relevanten Informationen werden ins System geladen und fortlaufend im passenden Kontext verarbeitet. Planabweichungen stechen direkt ins Auge, da den aktualisierten Ist-Werten stets die Planwerte gegenübergestellt werden. Auch der Forecast für die Finalisierung des Projekts aktualisiert sich automatisch.
Neue Einblicke zur Projektsteuerung werden direkt im System generiert. Änderungen schlagen sich auf alle verknüpften Datenpunkte durch und das konsistente Gesamtbild steht auf Knopfdruck bereit.
Gantt-Charts sind dabei nur eine Facette, um den Überblick über Status und Termine im Projekt zu behalten. Sie stellen die zeitliche Abfolge im Projekt dar: Wann fängt ein Projekt an, wann hört es auf, welche Meilensteine haben welches Datum, etc. Bei mehreren Projekten zeigen Gantt-Charts zudem die zeitlichen Überlappungen auf.
Für erfolgreiches Projektmanagement ist die Zeitachse allerdings nur ein Faktor. Projektcontrolling bedeutet auch, zu jeder Zeit zu wissen, wie sich der Projektstatus in Relation zum Kostenplan und zur geplanten Leistung verhält. Nach der Hälfte der Projektlaufzeit sind erst 30 Prozent der Kosten entstanden? Das klingt nur dann gut, wenn auch schon die Hälfte der Leistung erbracht wurde.
Serviceware Performance hebt den Status mit der Ampel-Farbcodierung hervor, und lenkt den Fokus auf problematische Bereiche, die Aufmerksamkeit und Korrekturen erfordern.